Vijf vragen over het opzetten van een administratie

U bent een kei in uw vak en weet echt álles van uw product. Maar als ondernemer moet u meer kunnen. U krijgt ook met zaken te maken waar u veel minder verstand van heeft, zoals het doen van de administratie. Voor veel starters het grootste struikelblok. Daarom bij deze: vijf veelgestelde vragen, én antwoorden hierover.

Vraag 1
Wat zijn de wettelijke verplichtingen?
Een administratie bestaat uit alle bedrijfsgegevens die u op papier of elektronisch vastlegt. Van uw (in- en verkoop-)facturen, bonnetjes en agenda’s tot software en database-bestanden. U bent als ondernemer verplicht een degelijke administratie te hanteren die bij de aard van uw bedrijfsactiviteiten past.

Daarnaast bent u verplicht om de administratie minimaal 7 jaar te bewaren, ook na het stoppen van uw bedrijf. De administratie vormt de basis voor uw aangiftes. Als deze onvolledig is of niet te controleren is door de Belastingdienst, kan dat vervelende gevolgen hebben.

Vraag 2
Hoe zet ik een goede boekhouding op?
Een boekhouding is een geordende weergave van alle inkomsten en uitgaven van een persoon of bedrijf. Daaronder vallen een aantal basisgegevens onder, zoals het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en eventueel de loonadministratie.

Een handige manier om uw boekhouding op te zetten en bij te houden, is het ordnersysteem, zoals naar dit handige voorbeeld van Eric Leenders, bedrijfsadviseur en voorlichter op de startersdag van de Kamer van Koophandel.

Vraag 3
Moet ik alles zelf doen of uitbesteden? En doe ik dat online of offline?
Als uw bedrijf niet al te groot of complex van aard is, kunt u overwegen uw administratie zelf te doen. Het opzetten hiervan vergt even tijd, daarna gaat het om regelmatig bijhouden. Een tip hierbij: de Belastingdienst bezoekt op verzoek ook startende ondernemers. Geen controle, maar een (gratis) bezoek om te zien of u nog vragen heeft, bijvoorbeeld of uw administratie correct is opgezet.

Legt u zich liever toe op uw kernkwaliteiten als ondernemer, dan kan uitbesteden van uw administratie ook een optie zijn. Dit kan in z’n geheel of gedeeltelijk, en eventueel online. Wie graag cijfert of weinig geld wil uitgeven, doet het inboeken zelf; een administrateur stelt de jaarstukken op en is stand-by voor ingewikkelde vragen. Kiest u voor een uitgebreider pakket, dan maakt hij ook periodiek rapportages van omzet, winst en btw, en verzorgt hij belastingaangiften en eventuele bezwaarschriften.

Vraag 4
Moet ik een urenadministratie bijhouden?
Om in aanmerking te komen voor fiscale voordelen zoals de zelfstandigenaftrek, is het bijhouden van een urenadministratie verplicht. Maar ook voor uzelf kan het handig zijn om een urenadministratie bij te houden. Zo ziet u waar uw uren in gaan zitten en of deze rendabel zijn.

Let wel: een urenadministratie geldt alleen voor ondernemers voor de winstbelasting.

Vraag 5
Wat staat er op een goede factuur?
Een door u uitgereikte factuur is correct als hij voldoet aan wettelijk gestelde eisen en een aantal vastgestelde basisgegevens bevat. Zoals bijvoorbeeld adresgegevens, btw-nummer en een opeenlopend (factuur)nummer. Een factuur per mail is ook rechtsgeldig, u hoeft deze dus niet altijd per post te sturen.

Bron: DeZaak